Mit dem richtigen Prompt zu mehr Effizienz im Kundenmanagement und Angebotsprozess

Wer Prompts gezielt einsetzt, spart Zeit, vermeidet Fehler und reagiert schneller auf das, was wirklich zählt. Die folgenden zwei Use Cases zeigen, wie sich alltägliche, aufwändige Aufgaben – von der Analyse kritischer Kundennachrichten bis zur Strukturierung komplexer Ausschreibungen – durch den richtigen Prompt deutlich effizienter gestalten lassen.

Use Case 1: Kundenbeschwerden früh erkennen und professionell beantworten

Jeden Tag gehen wichtige Signale im E-Mail-Aufkommen unter – Beschwerden werden zu spät erkannt, Angebote zu langsam erstellt. Die folgenden Use Cases zeigen, wie der richtige Prompt genau dort ansetzt.

Prompt 1 – Beschwerden identifizieren

Analysiere alle E-Mails der letzten 30 Tage und erstelle eine priorisierte Übersicht aller Nachrichten, die auf Unzufriedenheit, Beschwerden oder Eskalationen hinweisen. Bewerte jede E-Mail nach Dringlichkeit, Tonalität und Risiko für die Kundenbeziehung. Fasse den Inhalt kurz zusammen und schlage konkrete nächste Schritte vor.

Prompt 2 – Antwort formulieren

Erstelle eine empathische, lösungsorientierte Antwort auf die identifizierte Beschwerde. Verwende einen professionellen und respektvollen Tonfall, zeige Verständnis, entschuldige dich für Unannehmlichkeiten, benenne konkrete nächste Schritte und biete ein persönliches Gespräch oder einen Rückruf an.

Use Case 2: RFP analysieren und automatisch ein Preisblatt erstellen

Die Bearbeitung umfangreicher Ausschreibungen (RFPs) ist zeitaufwendig und fehleranfällig – Anforderungen müssen gelesen, Leistungen extrahiert und Preisstrukturen aufgebaut werden.

KI kann diesen Prozess automatisieren: Das RFP wird vollständig analysiert, alle preisrelevanten Informationen werden extrahiert und in eine strukturierte Excel-Preisübersicht überführt.

Prompt – RFP in Preisblatt strukturieren:

Analysiere das RFP vollständig und extrahiere alle preisrelevanten Anforderungen (Leistungspositionen, Services, optionale Leistungen, Mengenangaben, Laufzeiten, SLAs, technische Anforderungen, Zusatzmodule). Erstelle daraus ein strukturiertes Preisblatt mit Positionen, Beschreibungen, Mengen- und Preisfeldern sowie Formeln für Zwischensummen und Gesamtsummen.